Baggrund og behov
Seco Tools er
en af verdens førende virksomheder inden for skærende metalbearbejdning.
Virksomhedskonceptet er at udvikle, fremstille og markedsføre produkter til
metalskæring globalt til kunder, der stiller høje krav til kvalitet, service og
omkostningseffektivitet.
Seco har næsten
5.500 medarbejdere og kontorer i cirka 50 lande over hele verden. Produktionen
er primært placeret i Sverige, Tjekkiet, Frankrig og Indien. Virksomhedens
hovedkontor ligger i Fagersta midt i Bergslagen i Sverige.
Seco Tools har
de seneste ti år arbejdet med projektledelse og porteføljehåndtering efter
etablerede modeller.
En stor og
stigende andel af Seco Tools udviklingsarbejde foregår i projektform. Derfor
har Seco Tools besluttet, at man har behov for et fuldt funktionelt
projektværktøj til at administrere alle projekter, der oprettes og køres. Der
blev truffet en fælles beslutning om hurtigst muligt at forbedre
porteføljeadministrationen, projektledelsen og de værktøjer, der blev anvendt.
De primære krav
blev opsummeret som følger:
•Et værktøj til
hele virksomheden til projekter, porteføljer og ressourcer
•Et værktøj til
porteføljeadministration, som kan prioritere forskellige projekter baseret på
deres bidrag til de overordnede målsætninger
•Et stærkt værktøj
til overvågning af projekter, udvikling, omkostninger og ressourceanvendelse
•Et værktøj til
hele processen, fra den indledende idé til overvågning af målopfyldelse
•Et værktøj, som
understøtter og opfylder behovene fra alle interessenter, der er knyttet til
projektaktiviteterne
Evaluering
Seco Tools
nedsatte en projektgruppe, som skulle gennemgå og evaluere projektværktøjerne
på markedet. Projektgruppen bestod af repræsentanter fra afdelingerne Business
Change og R&D, da implementeringen i første omgang primært omfatter
projekter til driftsudvikling samt forskning og udvikling.
Man startede
med at sende en anmodning om information til udvalgte leverandører. Heraf var
Antura en af leverandørerne, som projektgruppen valgte at gå videre med. Der
blev gennemført et stort antal evalueringsaktiviteter for at finde det system,
der bedst opfyldte Secos kravspecifikationer, og den leverandør, der havde det
største potentiale til at levere en vellykket løsning sammen med Seco.
Ud over svar på
kravspecifikationen bestod aktiviteterne i evalueringen i at lade Seco Tools
besøge flere relevante referencekunder for at få demonstreret værktøjet i
praksis hos mange forskellige brugere og få en præsentation af en gennemtænkt
implementeringsplan for den progressive implementering, Seco ønskede.
Implementering og samarbejde
Udrulningen af
Antura Projects blev opdelt i faser, i første omgang med fokus på projekter,
der blev ledet fra Sverige, efterfulgt af projekter ledet fra andre steder i
Europa. Målet er, at Antura Projects så snart som muligt skal anvendes til alle
projekter, uanset hvorfra de drives.
Som et led i
implementeringsprojektet fokuserede Antura som sædvanligt på flere vigtige
forretningskritiske spørgsmål, som skulle tages i betragtning. Seco er klar
over, at en virksomhed ikke ændrer sig blot ved at kassere et system til fordel
for et andet. Derfor har man gjort meget ud af procesudvikling, oplæring,
information og at samle støtte til projektet i virksomheden. De cirka ti
medlemmer af projektgruppen er blevet vigtige ambassadører for det nye system
og deler deres viden og erfaringer med kolleger og fremtidige brugere.
–Efter en
omfattende og grundig markedsundersøgelse og evaluering faldt valget på Antura,
som bedst opfyldte interessentgruppernes krav til værktøjet, siger Johan Hage,
projektkoordinator, Seco Tools.
En succesfaktor
har været muligheden for hurtig migrering af igangværende projekter til
værktøjet. De to projektkontorer for Business Change og R&D har været
ansvarlige for at migrere projekterne til Antura Projects, så projektlederne
kunne tage over, uden at det gik ud over fremdriften i deres projekter. I næste
fase fokuseres der på dem, der kontrollerer ressourcerne.
–Efter tre
måneder med specifikationer, konfiguration, migrering og oplæring kunne vi
implementere systemet for alle projekter, der blev ledet fra Sverige, siger
Johan Hage.
–Efter implementeringen har vi nu et fælles system til
projektledelse, som er tilgængeligt for alle virksomhedens enheder, og som
giver os et helt andet overblik over omkostninger og ressourcer, end før
implementeringen af Antura.
Fremtiden
Den næste
større opgave er at implementere integration med forretningssystemet Movex, så
projektlederne og porteføljeanalytikerne nemt kan få adgang til
omkostningsresultater via Antura Projects. Det vil yderligere styrke projektledernes
og virksomhedsledelsens kontrol med ressourceforbruget.
Der arbejdes
også med at definere og specificere, hvordan værktøjet og dets informationer
kan anvendes til at give et samlet overblik over hele virksomhedens
investeringsportefølje. Det vil lette strategiske porteføljeanalyser og øge
sandsynligheden for, at de mest relevante projekter også er dem, som får
tildelt midler og ressourcer, så de kan gennemføres.
–Vi ser vores
fremtid med Antura som ret omfattende. Næste trin bliver at udrulle systemet
hos vores datterselskaber i udlandet. Målet er, at Antura Projects skal være
den naturlige støtte til alle projekter, uanset hvorfra i verden de drives,
siger Johan Hage.
Hos Antura er
vi meget glade for, at Seco Tools valgte os, og vi føler, at der er en stærk
fælles opfattelse af de succesfaktorer, der skal til for, at Seco Tools får
succes med Antura Projects.
Anturas
projektleder, Roger Sonebäck, opsummerer forholdet til Seco Tools således:
–De ledende
repræsentanter fra Seco Tools har haft en forfriskende pragmatisk tilgang til
implementeringen, og ’enkelhed’ har været nøgleordet for projektet. Seco ved,
at selvom de har fået et fantastisk system, er projektledernes og
projektdeltagernes adfærd helt afgørende for, om det bliver en succes. Samtidig
skal beslutningstagere lære, at Antura Projects skal betragtes som Kilden med
stort K til alle projekter og al porteføljeinformation. Et let tilgængeligt og
brugervenligt system forenkler og skaber betingelserne for denne adfærd, men
det kan ikke stå alene.