Göteborg Energi er Sveriges fjerdestørste energiselskab.
For at ruste sig til fremtiden iværksatte Göteborg Energi i efteråret 2019 en
transformationsplan, som bl.a. inkluderede bedømmelse af et portefølje- og
projektværktøj. Da Göteborg kommune i forvejen anvender Antura Projects, var
det naturligt at vurdere, om værktøjet også ville fungere for Göteborg Energi.
De indledte derfor et pilotforsøg frem til juni 2021. Forsøget mundede ud i en
godt gennemarbejdet anbefaling, som tog hensyn til både virksomhedskrav,
informations- og IT-sikkerhed, berørte processer og informationsobjekter,
kompleksitet og projektmodning. Pilotforsøget faldt godt ud, og det blev
besluttet at udrulle Antura Projects bredt i hele organisationen. Nu håndterer
værktøjet over 1300 projekter.
De effektmål, Göteborg Energi ønsker at opnå ved at
investere i et projektværktøj, der er fælles for hele koncernen, er reduceret
tid og arbejdsindsats til indsamling af information, økonomiske besparelser,
effektivisering af projektarbejde med mulighed for at gengive korrekt
projektinformation samt mere effektiv porteføljestyring.
− Vi havde brug for en ensartet og
standardiseret metode for hele selskabet til administration og opfølgning af
vores projekter og for bedre prioritering af vores projektporteføljer og
initiativer. Efter pilotforsøget vurderede vi, at Antura Projects kunne hjælpe
os med det. Det har været sjovt og lærerigt at få indblik i vores forskellige
arbejdsmetoder i koncernens projekter, og hvordan et projektværktøj kan hjælpe
os med at effektivisere dem, siger Carina Davidsson, projektleder hos
Göteborg Energi.
Man vurderede, at det var vigtigt at
komme hurtigt i gang med at arbejde i værktøjet for at finde ud af, hvilke
funktioner der var nødvendige. Nu er over 200 medarbejdere blevet oplært i
Antura Projects, alt lige fra projektledere og projektejere til chefer og
koncernledelsen. De har også en projektsupportenhed med "superusers",
som fungerer som en first line support og vil arbejdere videre med udviklingen
af kommende faser.
Antura Projects blev fra begyndelsen
også integreret med Göteborg Energis forretningssystem Unit4 (tidligere
Agresso) og deres EAM-system (Enterprise Asset
Management). Det betyder, at de forskellige projekters økonomiske udfald og
basisinformation automatisk indlæses i Antura Projects.
− Vi ville hurtigt i gang med at arbejde
med værktøjet samtidig med, at Antura anbefalede os en etapevis implementering.
Så vi startede med de funktioner i Antura Projects, som vi mente havde højest
prioritet, og som havde lav påvirkning af processer og omkringliggende
systemer.
De funktioner i Antura Projects, der blev indført i
første etape, er:
Med denne første etape har Göteborg Energi fået en
systemstøtte, som giver mulighed for en overordnet visualisering og styring af
hele projektporteføljen. Tidligere krævede det en stor arbejdsindsats, idet
informationen ofte skulle hentes og samles fra forskellige IT-systemer. Det
skete også med jævne mellemrum, at systemernes informationer var forskellige,
så der gik meget tid med fejlsøgning. Det slipper de nu for med Antura
Projects.
–
Vi har længe haft en fælles projektmodel og økonomistyring, men mange
forskellige tilpasninger. Nu har vi fået et egnet og kraftfuldt værktøj, som
vil hjælpe os med at få opfølgning i endnu bedre kvalitet, og som også støtter
fremtidens vigtige projekt- og porteføljearbejde, efterhånden som kommunen
vokser.
I Antura Projects håndteres projekter med finansiering
fra 20.000 SEK op til 600 millioner pr. projekt. Projektledere,
projektejere og interessenter har med værktøjet fået en transparens, de
tidligere har manglet. Et fælles system i hele koncernen til projektledelse og
styring giver virksomheden store muligheder for at fortsætte udviklingen af
arbejdsmetoderne på området. Når implementeringen er på plads, og tiden er
inde, vil de evaluere funktionerne til effektstyring, simulering,
ressourceplanlægning og tidsrapportering.
− Vi kan allerede nu
se, at vi er godt på vej til at nå effektmålene. Nogle succesfaktorer har
været, at vi har udnyttet leverandørens og andre kunders tidligere erfaringer,
og at vi har arbejdet tæt på slutbrugere og hovedinteressenter, hvor vi løbende
har afstemt, specificeret og gentaget krav, ønsker og behov. Vi har også haft
en bred forankring i hele selskabet til implementeringen, et klart mål og et
engageret team. Og ikke mindst har vi haft et godt samarbejde med Magnus og
kollegerne hos Antura, som meget engageret har hjulpet os med at overføre vores
processer og arbejdsmetoder til værktøjet og støttet os i stort og småt,
afslutter Carina Davidsson.
− Göteborg Energi er et meget spændende
selskab, som vi er glade for at samarbejde med, og vi er imponerede over de
positive effekter, man nu ser i virksomheden, efter at de er begyndt at arbejde
med Antura Projects. Det bliver også spændende at følge deres fortsatte
udvikling i takt med det videre arbejde med at implementere Antura Projects
fuldt ud, siger Magnus Säfström, projektleder &
virksomhedskonsulent hos Antura.
For yderligere
information, kontakt venligst:
Magnus Säfström, Senior Projektledare & Verksamhetskonsult
E-mail: magnus.safstrom@antura.se
Telefon: +46 (0) 76 880 03 93